December is met Sinterklaas en Kerstmis voor velen de maand van cadeautjes. En daar hoort natuurlijk een verlanglijstje bij. Veel kinderen stoppen hun lijstje al half november in hun schoen, zodra de Sint in het land is. En vaak zetten ze daarop ook wat ze het belangrijkste vinden.

De laatste jaren bestonden de verlanglijstjes van mijn kinderen voornamelijk uit aan elkaar geplakte knipsels, waardoor er een verlanglijstje ontstond met tekst en foto’s van hetgeen ze wilde hebben. En daarbij hadden ze nog opgeschreven waar we het konden kopen en wat het kostte. Op die manier wilden ze het voor ons makkelijker maken, om de kans dat wij het daadwerkelijk zouden kopen te vergroten. Daarnaast vertelden ze ons heel veel over de cadeaus die ze graag wilde hebben. Wat het is, wat je ermee kon doen en waarom ze het zo graag wilde hebben. Als ouders maakten wij dan nog weleens een aantekening op het lijstje, zodat we het niet zouden vergeten. Dat deden we natuurlijk op een later moment, omdat de kinderen niet mochten weten dat wij hun lijstje uit hun schoen hebben gehaald. Het verlanglijstje bevatte dus niet alle informatie over de wensen, maar net genoeg voor ons om de details van het gesprekje met onze kinderen te onthouden. Op die manier maakten ze het voor ons alleen maar makkelijker.

In Scrum maken we ook gebruik van ‘verlanglijstjes’, alleen noemen we het anders; ‘Product Backlog’. Daarop staan alle wensen en de belangrijkste staan bovenaan; die moeten zeker gerealiseerd worden. Een fout die velen maken is dat men ervan uitgaat dat de wensen zoals ze op de Product Backlog staan voldoende informatie bevatten om de wens te realiseren, terwijl dat niet zo is. Een andere fout die veel gemaakt wordt is dat men de wensen op de Product Backlog zo vol met informatie stopt, dat de wensen meer op ontwerpen lijken dan op geheugensteuntjes. Vooral als men gebruikmaakt van tools zoals bijvoorbeeld Jira is de kans groot dat dit gebeurt.

Ook op dit gebied kunnen we veel leren van onze kinderen. Zoals op de verlanglijstjes bevatten de wensen op de Product Backlog net voldoende informatie om als geheugensteuntje te dienen. Alle overige informatie die het ontwikkelteam nodig heeft moet tijdens refinements mondeling worden overgedragen. De leden van het ontwikkelteam zijn zelfverantwoordelijk om tijdens de refinement de juiste vragen te stellen – om op die manier de juiste informatie te verkrijgen – en als ze dat nodig vinden, om die informatie te borgen.

De mondelinge overdracht, de gesprekken, worden vaak vergeten of even snel gedaan. Terwijl juist in deze gesprekken de belangrijkste informatie naar voren komt en aannames en andere onduidelijkheden weggewerkt kunnen worden. Want als je het gesprek aangaat en je vraagt door, komt het meer dan eens voor dat de oplossing veel eenvoudiger is (en goedkoper) dan je voorheen dacht bij het lezen van de wens. Dus neem de gesprekken serieus. Dat scheelt een hoop teleurstelling; bij de Product Owner, bij de Stakeholders en ook bij de kinderen.

Ik wens u een fijne decembermaand toe.

Michel van der Meulen
Agile Coach
mvdmeulen@vxcompany.com
Over Michel